"הארגונים האתלטיים"

מה גורם לארגונים מסוימים להתבלט מעל כולם? לא רק משאבים

בזמן שארגונים מדמיינים את העתיד החדש שלאחר המגפה, הם ומובילי הפרויקטים שלהם חייבים לאמץ דרכי עבודה חדשות, ולא כולם מצליחים כמובן. תוך שינויים מאסיביים שפקדו אותנו, סקר חדש של Pulse of the Profession – PMI 2021 שנערך בקרב ארגונים בכל העולם, מלמד אותנו מה חברות צריכות לעשות כדי להצליח להתמודד עם השינויים ואף להתייעל. את תוצאותיו החשובות של הסקר, מביא אלינו שי שרגל, המנהל האקדמי של קורס ניהול פרויקטים PMP בטכניון לימודי המשך, לשעבר נשיא העמותה לניהול פרויקטים והיום מנכ"ל חברת הייעוץ וההדרכה "RBS PROJECTS”. אז מה הוא "ארגון אתלטי" ומה הופך מנהל.ת פרויקטים למצוין? התשובות בכתבה הבאה.

שי שרגל

"גל שינויים" יכול להיות כל דבר שמחייב ארגון לשנות את המבנה שלו, כמו למשל קיצוץ משמעותי בתקציב, גל פיטורים, קליטה מסיבית של עובדים חדשים, נפילות בבורסה ועוד. משבר הקורונה יצר את  אחד השינויים המהותיים ביותר בשוק העבודה בשנים האחרונות. שינוי חסר תקדים שאף ארגון, מנהל ועובד לא יכולים היו לחזות מראש.
על פי העולה מהסקר, למרות קשיי הקורונה שכללו מעבר לעבודה מהבית, עזיבה של לקוחות, תנודות בשוק ההון, ביקושים חדים לחלק מהשירותים והמוצרים וצניחה דרמטית בתחומים אחרים, נרשמו לא מעט חברות שהראו התפתחות מרשימה ועליה בפרמטרים המאפיינים הצלחה בפרויקטים. הן מצאו דרכי עבודה חדשות ושיפרו את תוצרי הפרויקטים. למרות שפרויקטים רבים קפאו, באלו שכן קודמו, יותר פרויקטים עמדו ביעדיהם, ויותר פרויקטים הושלמו במסגרת התקציב והזמן, בהשוואה לסקר דומה שנערך בשנה שעברה. תוצאות לדוגמא ניתן לראות בגרף הבא.

PMI – Pulse of the profession 2021

בין המדדים להצלחה שנבחנו נכללו:

• שיעור העמידה בלוחות הזמנים של הפרויקטים
• שיעור החריגות התקציביות בפרויקטים השונים
• שיעור חריגות התכולה בפרויקטים
• בעיות האיכות בפרויקטים

מבחינת הארגונים, הגרף הבא מציג את השינויים הגדולים שהתרחשו בהתייחס לשאלה כיצד היית מתאר/ת את השינוי שקרה בארגון שלך בשנה האחרונה לעומת השנה הקודמת בתחומים הבאים:

הארגון שלך אתלטי?

אם כל הארגונים חוו שינויים דרמטיים בתחומים שמוצגים למעלה, מה מייחד את הארגונים שהצליחו להתמודד היטב עם השינויים?
תוצאות הסקר מציגות בפנינו מונח חדש בהתהוות: Gymnastic enterprises, המתאר ארגונים שידעו להתאים את עצמם למציאות הדינמית החדשה ולהצליח דווקא בתקופות של משברים ושינויים. לאור חיבתו לספורט ולמקצוע ניהול הפרויקטים, שרגל מציג בפנינו את המונח העברי "הארגון האתלטי". "ארגונים אתלטיים הם כאלו שמצליחים לשגשג למרות האתגרים, הם ארגונים המתמקדים בתפוקות ולא בתהליכים, מאזנים בין המשילות הניהולית ובין התרבות הארגונית, הם מקדימים ארגונים אחרים באימוץ שינויים חדשים לעיתים תכופות, הם ממריצים את העובדים להיות עצמאיים ויצירתיים וכמובן מעודדים אימוץ של פתרונות לא שגרתיים לאתגרים חדשים" מסביר שי את תוצאות הסקר.

ארגונים אתלטיים הם כאלו שמצליחים לשגשג למרות האתגרים, הם ארגונים המתמקדים בתפוקות ולא בתהליכים, מאזנים בין המשילות הניהולית ובין התרבות הארגונית, הם מקדימים ארגונים אחרים באימוץ שינויים חדשים לעיתים תכופות, הם ממריצים את העובדים להיות עצמאיים ויצירתיים וכמובן מעודדים אימוץ של פתרונות לא שגרתיים לאתגרים חדשים. 

מדובר בארגונים שיש להם את החוש והיכולת לגלות גמישות, ולדעת לאזן את המבנה הארגוני בהתאם לשינויים הנדרשים בסביבה החיצונית. המגפה האיצה את הקצב ואת העוצמה של הדיגיטליזציה ויצרה צורך רב בשדרוג הידע והיכולות של העובדים. היא חייבה את הארגונים לחשוב על העתיד, ומהר. ארגונים אלו לא רק מקבלים שינויים בזרועות פתוחות – הם מעצימים את אנשיהם כדי לגרום לשינויים לקרות. הם מאפשרים לעובדיהם להתמחות בדרכי עבודה שונות ומקיפות, ולשפר את כישוריהם החזקים – החל ממנהיגות שיתופית ועד לגיבוש חשיבה חדשנית.

כשמשיבי הסקר נשאלו על הגישות של הארגון שלהם לאימוץ דרכי עבודה ופתרון בעיות, קרוב לשליש ענו שהארגון שקל או ניסה כל שיטה אפשרית לטובת פתרון בעיות. ארגונים אלו סווגו כ"אתלטיים". 30% לעומתם אמרו שרק שיטות שנוסו בעבר והוכחו כיעילות בארגון, נשקלו כאופציה לפתרון. הם סווגו כ"מסורתיים".

בהשוואה לארגונים מסורתיים, לארגונים אתלטיים הייתה סבירות גדולה יותר להגיע לרמה גבוהה של אג'יליות (48% מול 27%) וכן סבירות גדולה שישתמשו בפרקטיקות של ניהול סיכונים (68% מול 64%). שתי התכונות הללו היוו מניעים משמעותיים להצלחה בפרויקטים בקרב המשיבים.

משמעות המונח Agile הוא זריזות, גמישות וקלות תנועה. מדובר במונח שאומץ מעולם הנדסת התוכנה ומתמקד בשיפור יכולתו של הצוות לספק תוצרים במהירות – תוך היענות לדרישות העולות תוך כדי הפיתוח. כלומר, ארגון אג'ילי הוא ארגון בעל יכולות ניהול יעיל של סיכונים ומיצוי של הזדמנויות, אלו היבטים המאפשרים התמקדות בהווה תוך ראיית העתיד.

Case Study לא כל הסקטורים מצליחים להגיב באופן דומה לשינוי. הסקר מראה שהמגזר הציבורי מאחר להגיב, ככל הנראה גם בשל מגבלות רגולטריות ומשפטיות, בזמן שארגוני IT או פיננסים, באופן לא מפתיע, מובילים במשחק. למרות זאת, ניתן לגלות גישה אג'ילית גם בארגונים שאינם מוגדרים כמוכווני טכנולוגיה: לאחר חודשים של הגבלות על תפוסת מסעדות, העבירה עיריית ניו יורק חלק מתהליכי הרישוי לאישור בעלי העסקים, על-מנת לאשר בינוי מהיר של מבנים חיצוניים למסעדות ועל המדרכות, באופן שיאפשר להם המשך עבודה רציפה, בסביבה מאווררת, גם בתקופת המגיפה. לצורך זה, הם גיבשו נהלים שונים לגמרי מהנהלים הרגילים בתקופה קצרה של כ-4 שבועות. 

באופן לא מפתיע, אג'יליות היא שם המשחק

שש דרכים להיות מנהלי פרויקטים מצוינים

ומה לגבי מנהלי הפרויקטים שמובילים את הארגון? מהי התכונה החיונית שתוביל להצלחת הארגון? כלומר כיצד נהפכים ל – GPM (A Great Project Manager) – מנהלי פרויקטים שהם לא פחות ממצוינים? תכונה קריטית ששי שרגל גילה במחקר להצלחתם של מנהלי הפרויקטים היא "הענווה" (Humility). תכונה זאת חשובה במיוחד בתקופה של שינויים רצופים ושל אי וודאות מובנית. במה מתבטאת תכונה זאת וכיצד אפשר לשלב אותה בעבודה יומיומית?
שרגל מצביע על שישה מרכיבים מרכזיים:

1. הקשבה  – להקדיש זמן, רב ככל האפשר, במודע, בהקשבה פעילה לעובדים וללקוחות ולמידה מהם.
2. הכרת הטוב על מה שיש מדי יום. התבוננות רציפה ב"חצי הכוס המלאה".
3. לדעת לבקש עזרה כשצריך, לא להסס ולא להתבייש.
4. להתמקד בהווה – יש מגוון כלים לעשות זאת, אחד הבולטים כיום היא פילוסופיית ה-Mindfulness
5. לחפש משובים (פידבקים) מאחרים – מכל בעלי העניין, עמיתים וכפיפים, על בסיס קבוע, ללא מורא וללא משוא פנים.
6. להימנע משפה וטרמינולוגיה גאוותנית – פחות "אני" ויותר "אנחנו" …

מגיפת הקורונה הוכיחה יותר מתמיד, שאף ארגון לא יכול להיות מוכן מראש לשינויים דרמטיים. לכן, על מנת להבטיח צמיחה בכל מצב, יש צורך להבטיח קיום של גישה ארגונית אתלטית. עם הכשרה מתאימה להסמכת PMP, מנהלים "החמושים" ומצוידים במיומנויות לניהול פרויקטים, יוכלו להכשיר את ארגונם לעמוד בצורה יעילה מול העולם המשתנה. זה מוכח מחקרית ועכשיו זה הזמן לפעול.

אם גם אתם רוצים להוביל את הארגון שלכם בהצלחה, השאירו פרטים ונחזור אליכם עם סילבוס ומידע נוסף עבור קורס מנהלי פרויקטים PMP  >>