הטרנספורמציה הדיגיטלית – לחשוב בגדול, לתכנן את המסע ולשמור על המומנטום

הטרנספורמציה הדיגיטלית ממשיכה להיות במקום גבוה בסדר היום של ארגונים רבים ונושא למחקרים אקדמיים ומאמרים רבים. וירוס ה COVID-19, על כל הווריאנטים שלו, הביא להאצה של מעבר ארגונים לדיגיטל – הוראה מרחוק, קניות ומסחר אלקטרוני, רפואה מרחוק, עבודה מהבית ועוד. כל הצעדים האלה, הביאו למודעות גדולה יותר של השימוש וחשיבות המעבר לדיגיטל, אבל במקביל גם יצרו בלבול מסוים ביחס למושג טרנספורמציה דיגיטלית.
ארגונים שנקטו בצעדים האלה כתגובה מהירה ומידית להנחיות, לאילוצים ולסגרים בעקבות הווירוס, נוטים לחשוב שהם ביצעו והשלימו את הטרנספורמציה הדיגיטלית.

אבל… טרנספורמציה דיגיטלית היא תפיסה ותהליך גדול ונרחב בהרבה מאוסף הצעדים שארגונים נקטו כתגובה למגיפה. היא עוסקת בשילוב הטכנולוגיות הדיגיטליות בכל קשת פעילויות הארגון, במטרה להביא ערך ללקוחותיו ועוסקת בהכנת הארגון לסביבה העסקית העתידית. הפעולות שהארגונים נקטו להתמודדות עם המגיפה הם צעדים חשובים, אבל מהווים רק חלק מהטרנספורמציה הדיגיטלית. הטרנספורמציה הדיגיטלית היא מסע ארוך ומאתגר ולא מומלץ שהארגון ישלה את עצמו ויחשוב שהוא סיים אותו.

"הפעולות שהארגונים נקטו להתמודדות עם המגיפה הן חשובות, אבל מהוות רק חלק מהטרנספורמציה הדיגיטלית. הטרנספורמציה הדיגיטלית היא מסע ארוך ומאתגר ולא מומלץ שהארגון ישלה את עצמו ויחשוב שהוא סיים אותו".

רז הייפרמן, יועץ בכיר לטרנספורמציה דיגיטלית בחברת BDO Israel ומרצה בקורס CIO ניהול בכיר למנמ"רים של הטכניון, חושף בפנינו את הצעדים הדרושים לביצוע טרנספורמציה דיגיטלית: העולם משתנה במהירות ואחד הכוחות הגורמים לשינויים הוא הכוח הדיגיטלי, כוח שהביא לגל אדיר של חדשנות, מודלים עסקיים חדשים וצורות חדשות לעשיית עסקים. הטרנספורמציה הדיגיטלית היא מונח המתאר את המכלול הרחב של השינויים שעל הארגון לבצע כדי להתמודד ולמנף את ההזדמנויות החדשות ובמקביל להתמודד עם סיכוני השיבוש שהדיגיטל עלול להביא. כמו שנאמר "לא ניתן לעצור את הגלים, אז מומלץ ללמוד לגלוש עליהם". הטרנספורמציה הדיגיטלית היא התהליך בו הארגון לומד לגלוש על הגלים הדיגיטליים הבלתי פוסקים. בסופו של דבר, כל ארגון הופך לארגון דיגיטלי ומשתמש באינטרנט ובדיגיטל לעשיית עסקים ומשתמש בטכנולוגיות חדשניות כדי למשוך ולהביא ערך ללקוחותיו

תכנון המסע הדיגיטלי

כמו בכל דבר בחיים, התכנון מהווה תנאי מוקדם והכרחי להצלחה. צריך לקחת מפה, לראות היכן נקודת המוצא והיכן היעד המתוכנן, לתכנן את המסלול ואת התחנות בדרך וכמובן להצטייד בציוד המתאים. טרנספורמציה דיגיטלית אינה שונה ומחייבת תכנון מוקדם – הגדרת חזון והמטרה, לתכנן את השלבים במסע ורק אז לצאת לדרך. מפתיע לעיתים למצוא ארגונים שמתחילים את המסע הדיגיטלי בלי לבצע תכנון על, ומתחילים ישר בביצוע פרויקטים דיגיטליים כאלה ואחרים. כדאי לזכור – ביצוע טוב מתחיל בתכנון טוב.

הכירו את אחת המתודולוגיות הפופולריות לטרנספורמציה דיגיטלית שפותחה בביה"ס למנהל עסקים IMD. המתודולוגיה מורכבת ממספר שלבים – הרציונל למסע, תכנון המסע ויציאה לדרך.

שלב ה Why – שלב שמטרתו לרתום את ההנהלה הבכירה של הארגון לתהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית. בשלב זה ההנהלה הבכירה נחשפת למושגים, מודלים ורעיונות של הטרנספורמציה הדיגיטלית, בוחנת את ההתפתחויות בענף בו הארגון עוסק, את סיכוני השיבוש שיכולים לבוא מטכנולוגיות חדשות או ממודלים עסקיים חדשים ועוד. בשלב זה על ההנהלה להגדיר את החזון ואת מטרת העל לבצוע הטרנספורמציה. חזון זה יהווה מעין כוכב צפון של כל התהליך. החשיבות של שלב זה היא ברתימה הארגונית של חברי ההנהלה למהלך אסטרטגי של הטרנספורמציה הדיגיטלית. זהו בדרך כלל שלב קצר יחסית.

שלב ה What – שלב התכנון של הטרנספורמציה הדיגיטלית. בשלב זה צוות בין תחומי, המייצג את הדיסציפלינות העסקיות השונות בארגון, עובד משך תקופה קצרה יחסית על איתור וזיהוי המיזמים הדיגיטליים שיביאו את מירב הערך לארגון. כל מיזם כזה עובר תהליך קצר של בחינה מבחינת עלות/תועלת, סיכונים ומשמעויות ולבסוף מתבצעת בחינה של התעידוף שלו ביחס לכלל המיזמים. התוצר של תהליך זה היא מפת הדרכים הדיגיטלית של הארגון, מפה המציגה את המיזמים המומלצים לביצוע ואת סדר הביצוע שלהם. מסמך זה מוצג להנהלת הארגון לקבלת האישור והקצאת המשאבים הנדרשים.

שלב ה How – זהו השלב של מימוש היוזמות השונות. בשלב זה מתבצע בחירה של טכנולוגיה ושל ספק, הקמת צוות הפרויקט, מימוש והטמעת הפרויקט. באופן טבעי, שלב זה ארוך ומורכב יותר ותלוי כמובן בסוג הפתרון שהארגון החליט.

שלב ה Evaluate – זהו שלב מקביל לתהליך המימוש ומטרתו היא להמשיך ולבחון באופן שוטף את ההתפתחויות החדשות בתחומי הטכנולוגיה, המודלים העסקיים החדשים, המתחרים החדשים וכד'. בהתאם לתוצאות תהליך ההערכה, על הארגון לעדכן את מפת הדרכים הדיגיטלית. מאחר ותהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית הוא תהליך ארוך, יש חשיבות לבחון את ההתפתחויות האחרונות כדי להבטיח את הרלוונטיות של ההחלטות והכיוונים שנבחרו בעת תכנון התהליך.

♦ קורס ניהול בכיר למנמ"רים CIO יעניק לכם כלי ניהול מתקדמים למנמ"רים ויחדד עבורכם סוגיות מפתח בתחומי ניהול IT, כולל תהליך טרנספורמציה דיגיטלית. לפרטים >>

אז איך מחליטים? 

בשלב ה What עולים רעיונות רבים למיזמים דיגיטליים שונים. השאלה היא כיצד למיין ובחור את המיזמים השונים לביצוע. לשם כך יכול הצוות הדיגיטלי להסתייע במטריצה הבאה:

המטריצה למיון מיזמים דיגיטליים מופיעה במאמר שנכתב ע"י פרופ' Michael Wade וחוקרים נוספים מביה"ס למנהל עסקים IMD ב 2020 והתפרסם במגזין MIT Sloan Management Review וכותרתו "seven Key Principles to Govern Digital Initiatives". הציר האנכי מתייחס לדרגת המורכבות של מימוש המיזם והציר האופקי מתייחס לערך העסקי הצפוי ממימוש המיזם. המטריצה מחלקת את כלל המיזמים לארבע רבעים/קטגוריות:

• רביע 1 – ניצחונות מהירים (Quick Wins): אוסף מיזמים ברמת מורכבות נמוכה יחסית למימוש ובעלי ערך עסקי נמוך יחסית. דוגמא: שינוי ושיפור פשוט יחסית של תהליך עסקי כלשהו, שינוי או תוספת לא מורכבת לאפליקציית מובייל וכד'. למרות האטרקטיביות הנמוכה יחסית, מיזמים כאלה רצוי לבצע להצגת הישגים והשגת מומנטום של תהליך הטרנספורמציה.
• רביע 2 – עדיפות נמוכה (Kill Zone): אוסף מיזמים בעלי ערך עסקי נמוך יחסית ומאידך רמת מורכבות יישום גבוהה במימושם (מבחינת מורכבות פיתוח, זמן פיתוח ארוך, צורך ברכישת תוכנות ותשתיות חדשות וכד'). מומלץ לא לבצע מיזמים אלה.
• רביע 3 – ערך גבוה ויישום מורכב יחסית (Moonshots): אוסף מיזמים בעלי פוטנציאל וערך עסקי רב ובעלי מורכבות מימוש גבוהה יחסית. מיזמים אלה בדרך כלל מתייחסים ליישום טכנולוגיות חדשניות ומשבשות ופיתוח על בסיס מגמות חדשניות, כניסה לשווקים ומוצרים, פיתוח מודלים עסקיים חדשים ועוד. מיזמים בקטגוריה זו יכולים להיות מימוש של טכנולוגיות ורעיונות חדשניים שמקורם בשיתופי פעולה ומעבדות חדשנות, דבר שיחייב בדרך כלל עבודה עם שותפים עסקיים חדשים או חברות סטארט-אפ. מיזמים אלה יכולים לחייב הרחבת האקוסיסטם של הארגון. אלה מיזמי Exploration של כניסה לתחומים חדשים ויישום של מודלים עסקיים חדשים. מיזמים אלה מחייבים בחינה מעמיקה, אבל
  מומלץ לשקול לממש אותם בגלל פוטנציאל הערך שלהם.
• רביע 4 – פרויקטים ארגוניים (Enterprise Actions and Ventures): אוסף מיזמים בעל פוטנציאל עסקי גבוה ובעלי רמת מורכבות מימוש סבירה. למשל יישום מערכות מידע ארגוניות חדשות המחייבות (לדוגמא מערכות ERP, CRM, ניהול שרשרת אספקה, יישום מערכת אנליטית מבוססת Big Data וכד'). מיזמים אלה בדרך כלל אינם משנים את המודל העסקי הקיים אלא ממצים אותו, מיזמי Exploitation.

מפת הדרכים הדיגיטלית (Digital Roadmap)

לאחר מיון וסיווג המיזמים באמצעות מטריצת התעדוף, ניתן לקבוע את סדר הביצוע שלהם על ציר הזמן לקבלת מפת הדרכים הדיגיטלית. לא ניתן לבצע את כל המיזמים בבד אחד ולכן צריך להחליט איזה מהמיזמים יבוצעו בשנה הקרובה ואיזה בשנים הבאות. השיקולים לגיבוש מפת הדרכים יכולים להיות חשיבות המיזם מבחינת ערך ללקוחות ולארגון, שיקולי תקציב ומשאבים, הגיון הנדסי של ביצוע המיזמים (מיזם מסוים יכול להיות תלוי בקיומו של מיזם אחר) ועוד.

השיקולים לגיבוש מפת הדרכים יכולים להיות חשיבות המיזם מבחינת ערך ללקוחות ולארגון, שיקולי תקציב ומשאבים, הגיון הנדסי של ביצוע המיזמים

מפת הדרכים היא התוצר הסופי של תהליך התכנון והוא יוצג להנהלת הארגון לאישור. עם קבלת אישור ההנהלה, ניתן להתחיל בביצוע המיזמים ליישום הטרנספורמציה הדיגיטלית. התרשים המצ"ב מציג מפת דרכים לדוגמא שמציבה את המיזמים על ציר של מספר שנים, כאשר הם מחולקים למספר קבוצות – מיזמים בתחומי מיקוד בלקוח, מיזמים לשיפור המצוינות התפעולית, מיזמים לשיפור מצויינות ה-IT ומיזמים לשיפור האפקטיביות של העובדים. *התרשים לקוח מהספר Digital Enterprise Transformation בהוצאת Gower שנכתב ע"י פרופ' Uhl עם Gollenia ופורסם ב 2014.

לחשוב בגדול, להתחיל בקטן ולנוע מהר

המתודולוגיה שהצגנו מבטיחה תהליך טרנספורמציה דיגיטלית שיתבצע בראייה רחבה ומבוססת על החזון שהארגון קבע. העקרון המנחה צריך להיות לחשוב בגדול ולתכנן את המסע, להתחיל בקטן, לנוע במהירות ולשמור על המומנטום  – Think Big, Plan the Journey, Start Small and Move Fast.

• לחשוב בגדול ולתכנן את המסע – מטרת תהליך התכנון, שלב ה What במתודולוגיה שהוצגה לעיל, היא לאתר, להגדיר ולסווג את המיזמים הדיגיטליים הרלוונטיים לארגון להתאמת עשיית העסקים בעידן הדיגיטלי. מומלץ לא לפסול אף רעיון, אף הוא "פרוע ומחוץ לקופסה". חלק מהמיזמים יסווגו לרביע 1 ו 4 במטריצת התעדוף, מיזמים שבדרך כלל ממוקדים במיצוי ומינוף המודל העסקי הקיים. חלק אחר מהמיזמים המוצעים יסווגו לרביע 3, רביע המכיל מיזמים גדולים ומורכבים בעלי ערך עסקי גדול ומימושם מורכב. מיזמים אלה יכולים לעסוק בכניסה לתחומים חדשים ואימוץ מודלים עסקיים חדשים, מיזמי Exploration. מיזמים אלה עלולים להרתיע ברגע ראשון, אבל הם בעלי פוטנציאל ערך גדול כתוצאה מאימוץ מודלים עסקיים חדשים ויישום טכנולוגיות דיגיטליות פורצות דרך והם יכולים לקבוע במידה רבה את עתיד הארגון.
• להתחיל בקטן – חשוב שארגון יאמץ את התפיסה של להתחיל בקטן. יש סיכון גדול בניסיון להיכנס למספר רב מדי של מיזמים או לנסות לבצע את המיזמים הגדולים שבדרך כלל יקחו זמן רב. חשוב לנסות את הרעיונות בחלקים קטנים ולהתקדם באופן מדורג. חשוב לבצע בשלב זה ניסויים (Experiments) להוכחת יכולת ויישימות, לבנות אב טיפוס שפותר חלק מהאתגר, לפתור בעיה רק לחלק מהארגון, לפנות לחלק מהלקוחות וכד'.
• לנוע במהירות – לאחר הוכחת היכולת ובניית אב טיפוס לפתרון החדש, יש חשיבות לאמץ חשיבה של תנועה מהירה. חשוב להתרחב במהירות (Scale Up) עם הפתרון במהירות כדי למנף את ההזדמנות העסקית ולמצות את מירב התועלות שהפתרון החדש יכול להביא. על הארגון לשמור על המומנטום ולבצע את המיזמים כפי שתוכננו במפת הדרכים.

"אין שני תהליכי טרנספורמציה דומים מאחר וכל ארגון נמצא במקום שונה במסע הדיגיטלי שלו, מבחינת רמת הבגרות הדיגיטלית שלו, מבחינת יעדיו והחזון שלו, ולכן כל מסע דיגיטלי שונה וייחודי"

הטרנספורמציה הדיגיטלית היא אחד התהליכים האסטרטגיים החשובים ביותר שכל ארגון חייב לבצע. אין שני תהליכי טרנספורמציה דומים מאחר וכל ארגון נמצא במקום שונה במסע הדיגיטלי שלו, מבחינת רמת הבגרות הדיגיטלית שלו, מבחינת יעדיו והחזון שלו, ולכן כל מסע דיגיטלי שונה וייחודי. לאור החשיבות הרבה להצלחת הארגון בשנים הבאות, על הארגון להקדיש את הזמן והמשאבים לתהליך תכנון מסודר תוך רתימת ההנהלה ויצירת מחויבות שלה לתהליך. על הארגון להקים צוות, הצוות הדיגיטלי, המייצג את כל האגפים והמחלקות ולבצע תכנון מסודר המהווה במה להעלאת רעיונות למיזמים רבים ושונים. חשוב שהארגון יאמץ את התפיסה של חשיבה בגדול ותכנון מפת דרכים הכוללת גם רעיונות חדשניים בעלי השפעה רחבה, להתחיל את מימוש המיזמים בקטן תוך התקדמות בשלבים ולשמור על המומנטום וההתקדמות המהירה. תהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית הוא תהליך אסטרטגי מאתגר לכל ארגון ומכאן החשיבות בתכנון נכון והתקדמות מהירה ובצעדים קטנים ומדודים.

אם התחום מעניין אתכם ואתם רוצים להוביל בעולם מערכות המידע, הטכניון לימודי המשך מזמין אתכם להגיע למפגש היכרות לקורס ניהול בכיר למנמ"רים בקמפוס שרונה, ת"א. לפרטים נוספים >>