להפוך פרויקט כושל לתוכנית מוצלחת

שעתם הגדולה של מנהלי הפרויקטים

מאת: שי שרגל, מנהל אקדמי של תכנית PMP בטכניון – היחידה ללימודי המשך.

פרויקט כושל גדול, דומה למשאית ענקית התקועה בצד הכביש המהיר. כך מגדיר JackS.Duggal מחברת Projectize Group LLC את תפקידו של מנהל פרויקט, הנקרא "לחילוץ" של פרויקט שנכשל.
במאמרו שפורסם לאחרונה ב – Community Post של ה – PMI, מפרט Jack Duggal, את הפעילויות המרכזיות שעל מנהל הפרויקט לנקוט במצב זה.

כפי שמפורט בהמשך, עולה המסקנה, שזוהי שעתם הגדולה של מנהלי הפרויקטים. זהו העיתוי בו עליהם לגלות מנהיגות, תקשורת פתוחה ותכליתית, אחריותיות ומחויבות, שקיפות וניהול נכון של הסיכונים בכלל וסיכוני האשראי ותזרים המזומנים בפרט. כל אלו נדרשים, כדי לחלץ את "המשאית התקועה" מהאוטוסטראדה המהירה.
קורס מתודולוגיות מתקדמות לניהול פרויקטים והכנה למבחן PMP בטכניון חיפה ות"א >>

בדומה למשאית ענקית התקועה בצד הכביש המהיר, גם פרויקט צריך לייצר תוצרים טובים, מהירים ואיכותיים, בזמן קצר – על מנת לרצות את בעלי שניהם צריכים "לעלות שוב על המסלול" ולחזור לתפקוד מיטבי. למשאבים אחרים להיות לא מנוצלים וכך למעשה, יוצרים בעיות ארגוניות. העניין ולספק להם את התועלות הרצויות. בינתיים, שניהם "מעכבים את התנועה" וגורמים לחלץ את המשאית התקועה, נראה פשוט.

בדומה למשאית ענקית התקועה בצד הכביש המהיר – גם פרויקט צריך לייצר תוצרים טובים, מהירים ואיכותיים, בזמן קצר – על מנת לרצות את בעלי העניין ,"לעלות שוב על המסלול", ולחזור לתפקוד מיטבי

אולם, מה לגבי הפרויקט הכושל? הדבר הראשון שעליך לעשות, אם מונית ל"חילוצו" של פרויקט כושל הוא, לאתר את הסיבות לכישלון. להלן, מספר סיבות טיפוסיות אפשריות לכישלון של הפרויקט:

העדר מנהיגות ברורה, חפיפה והעדר תאום בין צוותי הפרויקט, בינם לבין עצמם, בינם לספקים ובינם לבין תחומים אחרים בעסק, העדר בקרת שינויים הולמת, קריטריוני קבלה עמומים, מבנה ארגוני לא הולם.
ריבוי ועדות בהרכבים לא מתאימים, העדר מבנה הולם לניהול הפרויקט .

 הדבר הראשון שעליך לעשות אם מינו אותך ל"חילוצו" של פרויקט כושל, הוא לאתר את הסיבות לכישלון

שי שרגל

במקום לעסוק בנושאים אלו באופן פרטני, חשוב לקחת צעד לאחור, ולזהות את הגורמים השיטתיים (Root Cause Analysis), הגורמים לבעיות אלו. יש להימנע מלחזור על אותן הטעויות בהתנעת הפרויקט החדש.

הדרך הטובה ביותר הנה , להתייחס לכך כאל תכנית חדשה (במקום כמו אל פרויקט כושל). דבר זה ייתן בקרה טובה יותר, תועלות רבות יותר ופרספקטיבה נכונה יותר .

בדרך כלל, פרויקטים שלהם יש בעלי עניין רבים עם אינטרסים שונים ומנוגדים, תלויות רבות עם ריבוי של תת פרויקטים המקושרים בניהם, דומים יותר לתכנית מאשר לפרויקט . כך גם יש להתייחס אליהם . ההתייחסות לכך כאל תכנית, טומנת בחובה יתרונות רבים.

מצב זה, של כישלון הפרויקט, מקורו בדרך כלל בכשלים של ליקוי בניהול בעלי העניין, כשלים בהגדרת התועלות ומשילות ניהולית ובעיות נוספות המפורטות בתקן ה – PMI לניהול תכניות The Standard for Program Management – Second Edition.

אז מה צריך לעשות כדי להצליח? ניהול בעלי העניין – הכוונת הפעילויות הניהוליות, הציפיות הניהוליות והאינטרסים של בעלי העניין, לעבר מטרות התכנית. עליך להעריך מחדש, להגדיר ולזהות כהלכה את הספונסר של הפרויקט, לוודא שלא נשמט אף בעל עניין מתהליך הזיהוי והניהול של בעלי העניין.

חובה עליך לחבור אליהם, לתקשר אתם את החזון החדש של התכנית, לקבל את תמיכתם, לשתפם בתהליך ולכוונן את הצרכים והציפיות שלהם. עליך לוודא שציפיותיהם, חששותיהם ורצונם, נבדקים ומוגדרים מחדש .

אז מה צריך לעשות כדי להצליח? ניהול בעלי העניין – הכוונת הפעילויות הניהוליות, הציפיות הניהוליות והאינטרסים של בעלי העניין, לעבר מטרות התכנית.

The Standard for Program – מדובר הוא בתהליך של פיתוח, תקשור, יישום, בקרה והבטחת המדיניות, התהליכים, המבנה הארגוני והטכניקות שנדרשות להרצתה של התכנית.

כדי להתחיל מחדש ונכון, עליך להקים מנגנון המוגדר כ – Program Management Office. עליך לבצע הערכה מחודשת של התהליכים הנדרשים לביצוע התכנית והכלים האפשריים להפחתת הביורוקרטיה המובנית בתכנית. עליך לוודא שמנעת את האפשרות להישנותן של הבעיות שזוהו בעבר.

ניהול התועלות – זהו התהליך לזיהוי, הגדרה, תעדוף, השמה ומימוש היתרונות הגלומים בתכנית. הסביבה של הפרויקט ושל התכנית וכן בעלי העניין השונים, מעוניינים בדרך כלל לראות את התועלות שתצמחנה להם בטווח הקצר Quick Wins בנוסף לתועלות שב"מעלה הדרך". בעלי העניין צריכים לעבור מעמידה באבני דרך ובלוחות הזמנים, לאספקת תוצרים והשגת תועלות ( אינקרמנטליות). עליך להקפיד כול העת, על מילוי צורכי וציפיות בעלי העניין השונים.

חובה עליך ל"גייס" מחדש את בעלי העניין, לערבם ולשתפם בבניית החזון והיעדים של התכנית החדשה ולוודא מעורבותם הגבוהה

בנה תכנית להשגת התועלות – בנה Benefits Break Down Structure. בתכנית ובנגזרותיה, יהיו לוחות זמנים ותחומי אחריות להשגת התועלות הללו. כמו-כן, עליך לוודא את קיומו של לוח תיוג לווידוא השגתן של תועלות אלו.

פרויקט גדול שכשל – יכול להיות מקור בלתי אכזב, לרגשות שלילים ולמועקות. אין ספק שמאתגר מאוד לקבל אחריות על תהליך כזה, ולהפכו מפרויקט כושל לתכנית מוצלחת. חובה עליך ל"גייס" מחדש את בעלי העניין, לערבם ולשתפם בבניית החזון והיעדים של התכנית ה"חדשה" ולוודא מעורבותם הגבוהה.

התמקדות ב-Governance – יכולה להוות דרך מצוינת "לעליה מחדש על המסלול". תכנית לניהול התועלות, יכולה להבטיח שבעלי העניין השונים, יקבלו כול אחד את אשר הוא מצפה לקבל מהתכנית ה"חדשה " ואשר לא קיבל מהפרויקט שכשל.

הופכים למנהלי פרויקט מצליחים – הקורס המוביל למתודולוגיות מתקדמות בניהול פרויקטים והכנה למבחן PMP ייפתח בקמפוס הטכניון בשרונה ת"א ובקמפוס חיפה. לפרטים נוספים >>